Entistä sujuvampaa palvelua

Uusi asiakastietojärjestelmä tehostaa Järvenpään Veden toimintaa. Asiakkaille muutos näkyy muun muassa aiempaa monipuolisempina digipalveluina.

Järvenpään Veden asiakastietojärjestelmä vaihtuu. Uusi järjestelmä hankitaan Suomen Vesitieto Oy:ltä, joka on kehittänyt ohjelmiston yhdessä suomalaisten vesilaitosten kanssa.

- Ohjelmisto on räätälöity nimenomaan vesilaitosten tarpeisiin. Se ottaa huomioon toimintatavat ja prosessit, jotka ovat ominaisia juuri meille, kertoo vesihuoltoasiantuntija Liisa Joensuu Järvenpään Vedeltä.

Asiakkaille muutos näkyy muun muassa siinä, että vesisopimukset allekirjoitetaan jatkossa pääosin sähköisesti. Järjestelmä mahdollistaa myös muiden digitaalisten palveluiden tarjoamisen asiakkaille tulevaisuudessa.

Myös vesilaskujen ulkonäkö muuttuu. Tarkoituksena on, että laskusta on entistä helpompi katsoa, mitkä ovat esimerkiksi arviolaskutuksen ja toteutuneen veden kulutuksen osuudet loppusummasta.

Hyvä asiakas, varmistathan, että tietosi ovat Järvenpään Veden verkko­palvelussa ajan tasalla – niin osoite, sähköposti kuin puhelinnumerokin.

Järvenpään Veden verkkosivuilla on tähänkin saakka toiminut Kulutus-Web, jonka kautta asiakas voi ilmoittaa helposti mittarilukemansa vesilaitokselle ja seurata omaa vedenkulutustaan. Vastaava palvelu tulee myös uuteen asiakastietojärjestelmään.

- Tulevaisuudessa valtaosa asiakasviestinnästä tapahtuu nettiportaalin kautta. Sitä kautta voi laittaa viestiä, jos asiakkaalla on jotain kysyttävää tai kerrottavaa meille, Joensuu sanoo.

Eniten uusi asiakastietojärjestelmä muuttaa toimintatapoja Järvenpään Veden sisällä. Erilaisten papereiden metsästys, kuljetus ja arkistointi vähenevät huomattavasti, kun tiedot liikkuvat ja tallentuvat sähköisesti.

- Voimme tehostaa toimintaamme uudistuksen avulla. Tämä näkyy asiakkaille entistä sujuvampana ja nopeampana asiakaspalveluna, Joensuu kuvailee.

Asentajat saavat jatkossa työmääräyksensä sähköisesti tablettiin tai puhelimeen. He voivat kuitata työn tehdyksi suoraan järjestelmään tarvikkeineen ja työtunteineen. Työnjohto tarkistaa työmääräimen sähköisesti ennen laskun lähettämistä. Aikaa säästyy ja virheet vähenevät, kun paperisia toimeksiantoja ei enää tarvitse kuljettaa edestakaisin.

Myös varastonhallinta helpottuu, kun asentajat voivat syöttää tiedon käytetyistä tarvikkeista suoraan tietojärjestelmään.

- Tähän saakka olemme täyttäneet lappuja, kun varastosta on haettu jokin tavara, ja tiedot on naputeltu käsin järjestelmään. Tämä työvaihe jää tulevaisuudessa kokonaan pois.

Uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönottoprojekti on parhaillaan käynnissä

Tarkoituksena on, että uuden järjestelmän käyttöön siirrytään touko-kesäkuussa 2022. Käyttöönoton yhteydessä tulee viikon tai parin käyttökatko, jolloin esimerkiksi laskut eivät lähde asiakkaille.

Joensuu toivoo, että asiakkaat varmistaisivat, että heidän tietonsa ovat Järvenpään Veden verkkopalvelussa ajan tasalla. Toiveena on, että vesilaitoksella olisi tiedossa paitsi asiakkaiden osoitteet, myös sähköpostit ja puhelinnumerot.

Asiakas voi ilmoittaa helposti mittarilukemansa ja seurata vedenkulutustaan myös uudessa asiakastietojärjestelmässä.

- Meillä on vanhastaan paljon asiakkaita, joista tiedämme vain osoitteet. On vaikeaa olla digitaalinen, jos ei ole mitään muuta kanavaa kuin paperiposti ottaa yhteyttä, hän naurahtaa.

Niitäkään asiakkaita ei toki aiota unohtaa, jotka eivät voi, osaa tai halua käyttää sähköistä asiakaspalvelua. Heille on tarjolla jatkossakin perinteiset kanavat asiointiin, kuten soitto puhelimella tai käynti paikan päällä.

Teksti: Virpi Ekholm
Kuva: Jenniina Nummela